Maneiras de reduzir custos de TI em pequenas e médias empresas

Todos sabem que a tecnologia está mudando a um ritmo muito rápido, a cada dia parece que o maior e mais recente é substituído por algo melhor.

A maioria dos proprietários de pequenas empresas estão apreensivos sobre como fazer aquisições de tecnologia, com medo seus equipamentos sejam considerados ultrapassados dentro de alguns meses.

Fato é que manter-se atualizado com a tecnologia exige um investimento financeiro considerável, porém o custo por trás disto é muito maior.

Porém não existe uma proposição “tudo ou nada”, em algumas situações sua empresa não precisa estar 100% update com tecnologia, por outro lado não deve ignorar a tecnologia como estratégia de negócios, e até redução de custos.Você pode ser tecnologicamente relevante e sábio com as finanças da sua empresa ao mesmo tempo.

Existem também algumas maneiras de reduzir custos com TI, que são muitas vezes esquecidos ou ignorados pelos empresários, apontamos abaixo algumas delas:

  1. Investir dinheiro up-front em equipamento adequado que vai durar. Ao invés de comprar uma nova “caixa branca” ou PC “clone”, considere investir um pouco mais em uma marca de PC renomada, que vem com um contrato de garantia e serviço. Também tente olhar para o futuro e investir em hardware e software que irá crescer junto com as necessidades de tecnologia da sua empresa, sempre com uma visão de negócio estratégica.
  1. Consolidar internet e serviço de telefone em um pacote de serviços.Também chamado de “convergência”, esta é uma ótima maneira de poupar dinheiro em uma base mensal, pagando uma taxa fixa. Você também irá poupar tempo pagando as contas, sendo cobrado em uma fatura simples.
  1. Centralizar o gerenciamento, monitoração de software, backups, atualizações críticas e documentos comerciais e arquivos.Se você tem sua própria equipe de TI ou necessita terceirizar para um fornecedor reconhecido no mercado de suporte de TI, irá economizar muito tempo e dinheiro com a gestão desses itens de forma centralizada. Imagine o tempo que leva para atualizar o software de antivírus, correções do sistema operacional e as atualizações em cada estação de trabalho ou para fazer backup de cada estação de trabalho individualmente em uma base diária.

Também pode ajudar sua empresa a armazenar todos os seus documentos, além de eliminar o risco de perda de dados e gestão de versões documentos atualizados. Embora possa custar mais o serviço de gestão de software e hardware que podem ser gerenciados a partir de um servidor central, sua empresa poderá reduzir muito custo/tempo ao longo do tempo.

Além desses seus funcionários podem usar o tempo de forma mais produtiva, em vez de realizar backups e atualizações para suas estações de trabalho individuais ou criando soluções alternativas, muitas vezes inseguras, em razão também de ineficiência da rede. 

  1. Implementar uma política de “uso aceitável” para os funcionários. Milhões de horas de trabalho produtivas são perdidos todos os anos em empresas em todo o país por causa de acesso dos funcionários à Internet. Isto não está restrito apenas a navegação na internet durante o horário de trabalho, também aumenta a probabilidade de exposição de toda a empresa para vírus prejudiciais. É importante introduzir políticas funcionais (“uso aceitável”) de tecnologia e equipamentos confiados aos seus funcionários.
  1. Mude sua abordagem da tecnologia para uma política de manutenção regular e preventiva.É muito mais rentável para evitar problemas do que resolvê-los. Você provavelmente já experimentou isso com seu carro. O mesmo se aplica à tecnologia em sua empresa. Além dos custos salvos pela prevenção (e ter gastos de TI mais previsíveis), você também vai economizar dinheiro quando algum equipamento danificar (porque eles vão), por ter alguém que esteja familiarizado com seus equipamentos, configurações e necessidades, além do equipamento danificado possibilitar que mais sistemas outros equipamentos também danifiquem ou não funcionam de maneira adequada. A diferença é dinheiro no bolso entre uma empresa ou profissional de TI que não está familiarizado com seus equipamentos de hardware/software/rede, contra alguém que já conhece-os intimamente. Existe uma diferença brutal de custos.
  1. Tenha um plano.Saiba como você deseja usar a tecnologia para cumprir metas para o seu negócio. Procura automatização? Planeja expansão da empresa? Procura maneiras de reduzir seus custos com TI?

Tendo um plano e sabendo o quer realizar, terá muito mais visão e estará propenso em investir recursos em aquilo que é essencial, e que seja estratégico e retorno mais garantido de valor ao seu negócio. Um exemplo é a diferença entre ir ao supermercado com uma lista ou sem ela.Seja flexível se as mudanças são legítimas e justificadas, mas pelo menos saber o que está em sua lista.

Por ter um plano, também pede um orçamento para isso e você pode ter menos gastos, como resultado. Isso vai ajudar com o fluxo de caixa, que é de extrema importância para as pequenas e médias empresas.

Conclusão:

Obviamente cada empresa é diferente e existe situações também diferentes, porém a escolha de uma empresa adequada de Outsourcing em Suporte de TI possibilitará oportunidades de apoio à sua empresa, com recomendação técnica com base no melhor investimento e ROI em TI, levando em consideração a estratégia do seu negócio e mantendo o foco nos objetivos da sua empresa.

 

A Lince Soluções em Tecnologia é uma empresa com soluções diferenciadas e personalizadas para a atender as empresas que fornecem serviços em TI. Somos especializados em reparos de equipamentos e módulos, desenvolvemos linhas de staging de produtos e equipamentos que necessitam customizações e atualizações, contamos ainda com parceiros e know-how para reciclagem de equipamentos obsoletos.

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